Feuerwehren ähneln in vielen Punkten einem dezentralen Unternehmen: Wie ein Unternehmen stellt die Feuerwehr einer Stadt eine Verwaltungseinheit dar, die Personal, Kosten und Aufgabenerfüllung managen muss, wobei die Verwaltungeinheit aber auf mehrere Standorte ähnlicher Größe verteilt ist. Diese Aufteilung ist notwendig, um jeden Einsatzort schnell mit ausreichender Personalstärke erreichen zu können, eine effiziente Verwaltung gerade des Personals stellt aber eine Herausforderung dar. Eine Arbeit der Universität Siegen zeigt am Beispiel der örtlichen Feuerwehr auf, wie dieser Herausforderung mit Hilfe von IT begegnet werden kann.

2002 stand die Siegener Feuerwehr vor dem Problem, dass aufgrund der dezentralen Struktur die Personalverwaltung mehrere Mängel aufwies: Die Änderungen jeglicher Personaldaten wurden an den Standorten mittel Hilfe von Formularen vorgenommen, die dann per Post an die zentrale Verwaltungsstelle gingen. Dadurch dauerte die Aktualisierung der Personalakten teilweise mehrere Tage, der Zeitaufwand für die Bearbeitung war hoch, Datenabgleiche konnten nur sporadisch ausgeführt werden. Gleichzeitig waren wichtige Informationen über den Fortbildungsstand der Mitarbeiter oft nur an den einzelnen Standorten vorhanden, was eine vorausschauende Personalplanung stark erschwerte. Es war also ein Personalmanagement vonnöten, bei dem die Daten einerseits von den Standorten stets aktuell gehalten wurden und andererseits der Verwaltung sofort und in übersichtlicher Form zur Verfügung standen.

Um dieses Ziel zu erreichen, wurde die Personalverwaltung stärker IT-basiert ausgerichtet. Zentraler Baustein war die Programmierung einer eigenen Datenbank, in der jeder Mitarbeiter an seinem Standort seine eigenen Personaldaten mit Hilfe einer Weboberfläche über Internet  aktualisieren konnte. Um einen angemessenen Schutz der sensiblen Personaldaten zu gewährleisten, wurde für den Internetzugriff ein kombiniertes Sicherheitssystem aus SSL-Verschlüsselung und Identifikation per Chipkarte am Standort aufgebaut. Leitung und Personalverwaltung wiederum konnten auf die Datenbank via Intranet zugreifen, was den Sicherheitsaufwand in der Zentrale in überschaubaren Grenzen hielt. Das Konzept wurde in mehreren Schritten umgesetzt.

Die Studie der Universität Siegen enthält neben der Beschreibung von Ausgangssituation und Umsetzung bei der Feuerwehr auch viele Hintergrundinformationen zu dezentralem Personalmanagement mit Hilfe von IT. Sie ist hier in voller Länge abrufbar.